PEGAWAI PERHUBUNGAN ( LO )

Apa itu LO

Liaison Officer (LO) atau Pegawai Perhubungan. Jawatankuasa yang penting dalam majlis/acara atau sambutan peringkat tinggi seperti kebangsaan atau antarabangsa. LO atau pegawai perhubungan negeri akan membantu setiap negeri atau negara bagi memudahkan setiap peserta/kontinjen yang menyertai sesuatu acara. Ia juga menjadi duta kepada jabatan atau tuan rumah penganjuran.

       Penulis ingin berkongsi maklumat dan pengalaman berkaitan tugasan dan etika seorang LO yang dilantik setelah dilantik menjadi penyelaras LO dua tahun berturut-turut dalam program peringkat kebangsaan iaitu Nadwah Kepemimpinan Islam SMKA pada 2015 dan Karnival Dakwah Sekolah-Sekolah KPM pada 2016. 

Tanggunjawab Pegawai Perhubungan ( LO )

1. Kenal pasti dipertanggungjawabkan kepada siapa. Dapatkan nombor telefon dan hubungi tetamu kita terlebih dahulu sebagai 'salam perkenalan'. 

2. Hubungi lagi sebelum acara berlangsung bagi tujuan keperluan beliau seperti penginapan (hotel/homestay), pengangkutan, ketibaan dan lain-lain lagi.

3. Sentiasa menepati masa, etika berpakaian, protokol, etika sosial (senyuman/sapaan/budi bahasa).

4. Melengkapkan diri dengan info-info tentang program, kawasan setempat, tempat-tempat yang menarik ( tempat makan/lawatan).

5. Mengiringi dan melayan tetamu bermula ketibaan hingga selesai acara (perjalanan balik).

6. Sentiasa meminta izin sebelum meninggal tetamu kerana anda merupakan 'pengiring'. 

7. Skop tugasan : sepenuh masa dan setiap masa (bila diperlukan).

8. Menyampaikan info-info berkaitan acara.

9. Sentiasa berhubung dengan penyelaras atau urus setia.

Ciri-ciri LO

1. Berpakaian kemas dan personaliti menarik (sedap mata memandang).

2. Sentiasa senyum.

3. Sentiasa menawarkan perkhidmatan kepada tetamu

4. Berpengetahuan dan bijak menyelesaikan masalah

5. Komited dan ikhlas berkhidmat kepada tetamu

6. Komunikasi yang mudah difahami dan sopan (salutasi)

7. Sanggup berkhidmat tanpa mengira masa (on-call)

Cabaran LO

1. Tetamu tidak menepati masa

2. Sukar mendapat kerjasama

3. Sering berlaku perubahan

4. 'Tidak mesra alam'

5. Permintaan diluar skop kerja

Kesimpulannya, keseronokan dan kepuasan akan dirasai sekiranya LO dapat menjalankan tugas dengan jayanya. Nama baik organisasi/jabatan akan disanjung serta mendapat pujian. Tetamu akan memberikan 'tips' atau buah tangan sekiranya layanan memuaskan.

       Semoga perkongsian ini dapat dimanfaatkan oleh bakal-bakal LO. Anda cermin kepada jabatan/organisasi.